今更聞けないビジネスフォンの使い方完全マニュアル

ビジネスにおいては、顧客の問い合わせや社員への連絡など、あらゆるシーンで電話が活用されています。ほとんどの企業が、ビジネスフォンを導入しているでしょう。

ビジネスフォンとは、複数の電話番号や内線を共有可能な電話機のことです。家庭用の電話とは異なり、電話番号が一つしかなくても、複数の電話機で対応することができます。

しかし、ビジネスフォンを今ひとつ使いこなせていないと感じている方も多いのではないでしょうか？ビジネスフォンは、実にさまざまな機能を有しており、使い方次第ではビジネスの効率を高められるのです。

この記事では、ビジネスフォンの基本的な使い方や、便利な機能についてご紹介します。

ビジネスフォンの基本的な使い方

ビジネスフォンには、基本的に次の3つが搭載されています。

・保留
・転送
・内線

上記のうち、特定の担当者や他の社員へ電話を取り次ぐ際に使用するのが保留・転送です。非常に似ている機能ですが、取り次ぐ方法が異なります。

内線は同一のオフィス・事業所内にあるビジネスフォン同士で通話する機能です。各電話機に番号が割り当てられ、呼び出す際は番号をダイヤルして呼び出します。似た機能として外線がありますが、呼び出せる範囲や通話料金の有無が異なります。

ビジネスフォンの基本機能のうち、特に多用する機能が保留と内線です。

これらは、他の社員などへ電話を引き継ぐ機能ですが、使い方や引き継ぎの流れに違いがあります。状況に応じて、使い分けることが重要です。

ビジネスフォンの保留は、一時的に通話を待機状態とし、他の社員へと取り次ぐ機能を指します。

例えば、外線1番の電話を受けた際に、他に回す必要があったとします、その場合、外線1番を保留状態にして、該当の担当者へと取り次ぎを行います。

保留の使い方は簡単です。まず外線を受け取った後、ビジネスフォンの保留ボタンを押します。次に該当する担当者へ口頭で電話があった旨と、外線番号を伝えます。

担当者は手元のビジネスフォンの外線番号を押し、受話器を上げると電話を引き継げます。

一方の転送は、他の担当者などへ取り次ぐ点では保留と同じです。しかし、使用方法や流れが異なります。

転送する際は、最初に外線を受けた後、ビジネスフォンに付いている転送ボタンを押します。転送ボタンを押すと、外線は保留状態になります。次に取り次ぎたい担当者の内線番号をダイヤルし、電話口で用件を伝えます。そして受話器を置くと外線の保留が解除され、取り次いだ担当者に外線が転送されます。

保留との違いは、外線番号を伝えなくてよい点と、必ず内線で担当者を呼び出さなくてはいけない点です。保留の場合、外線番号と着信の旨を口頭で担当者に伝えます。転送は内線を使用し、着信の旨を伝えることになります。

転送が活躍する場面は、ビジネスフォンの台数が多い大規模な部署や、多数の社員が働いているオフィスです。口頭で外線番号を伝えなくて済むため、手違いも起こりにくくなります。

内線は、主装置につながっているビジネスフォン同士で通話を行う基本的な機能です。主に同一のオフィスや部署内で他の社員とやり取りする際に使用します。外線とは違って通話料はかかりません。

ビジネスフォンでは、電話機ごとに固有の内線番号が割り当てられています。内線を使う際は受話器を上げ、呼び出したい内線番号をダイヤルするのみです。内線を受ける際も同様で、受話器を上げるか、通話ボタンを押すのみで応対できます。

なお、内線番号は2～3桁が一般的で、オフィスの規模やビジネスフォンの導入台数によって異なります。

保留や転送以外にも、ビジネスフォンはさまざまな機能が搭載されています。

・通話録音機能
・自動応答・メッセージ機能
・短縮ダイヤル機能
・着信拒否機能
・スマートフォンの内線化機能

通話を録音する機能や、自動で応答してメッセージを流す機能など、電話業務を効率化させる機能がひと通り揃っています。短縮ダイヤルは、あらかじめ登録しておいた電話番号にボタン一つで発信できる機能です。頻繁に電話をかける相手や、取引先を登録することで、電話番号を入力する手間を省けます。

このほか、特定の電話番号の着信を拒否する機能や、スマートフォンを内線として使用できる場合もあります。

ただし、搭載されている機能はビジネスフォンの機種によって異なります。導入時は、搭載機能をチェックしておきましょう。

業務効率化を加速させるビジネスフォンですが、一台あたり数万円の導入コストがかかります。台数によっては、導入のみで数十万～数百万円の費用がかかるうえ、導入後も通信費などのランニングコストが発生します。もしビジネスフォンに関するコスト負担を減らしたいのであれば、サブスクの検討をおすすめします。

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