コピー機（複合機）は何を基準に選べばよいのか？選び方のコツまとめ

プリントアウトやスキャナーなど、複数の機能を搭載したコピー機は、オフィスに欠かせない機器の一つです。

しかし、さまざまな機種があるため、どのような基準で選べばよいのかとお悩みの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、コピー機を選ぶ時に重視するべき基準や、おすすめの選び方をご紹介します。悪徳業者に騙されないための方法もご説明しますので、コピー機の導入を検討中の方は必見です。

重視すべきは価格よりも「印刷枚数」と「保守体制」

いざ、コピー機を導入するとなると、コスト削減の観点から価格を重視してしまう傾向にあるでしょう。

しかし、コピー機の選び方で大切なポイントは、「印刷枚数」と「保守契約」です。自社での印刷枚数や使用頻度によって、最適なモデルや必要な保守契約の内容が異なります。これから導入するのであれば、価格は一旦さておき、印刷枚数と保守契約に着目して選ぶことをおすすめします。

コピー機を選ぶ際は、コストパフォーマンスを最大化するために、1ヶ月あたりの印刷枚数に応じてモデルを決めましょう。仮に高速印刷が可能なハイエンドモデルを選んでも、1ヶ月の印刷枚数や使用頻度が少なければ宝の持ち腐れとなります。

また、モデルによって必要な保守契約も異なります。以下では、おすすめのモデルと保守契約について、詳しく解説していきます。

月間印刷枚数が1,000枚に満たない場合、1分あたり20枚前後の印刷が可能な低速・中速モデルを選ぶとよいでしょう。

低速・中速モデルの多くは手頃な価格で提供されており、導入費用を節約できます。大半のモデルがカウンター保守契約となっているため、ランニングコストも抑えられます。

モノクロのコピー機を導入する場合、キットトナー保守契約に対応したモデルを選ぶのもおすすめです。カウンター保守契約と比べ、ランニングコストを抑えられる場合があります。もし、モノクロ印刷しか利用しないのであれば、キットトナー保守契約のモデルを検討してみましょう。

月間印刷枚数が1,000〜3,000枚ほどの場合は、中速モデルを選ぶとよいでしょう。低速モデルと比べて印刷スピードに優れており、1分あたり30枚程度の印刷が可能です。一度にまとめて印刷が必要な時も、短時間でプリントアウトできます。

保守契約はカウンター保守契約がおすすめです。印刷枚数に応じて料金が生じるものの、料金にインクトナー代が含まれています。キットトナー保守契約の場合、トナーが切れるたびにトナー料金が生じるため、ランニングコストが増加します。

月間印刷枚数が5,000枚程度の企業であれば、中高速〜高速モデルが必要不可欠でしょう。中速モデルでは印刷が追いつかず、業務効率に影響が出る可能性があります。そのため、印刷枚数が1分あたり40〜50枚前後のモデルを検討しましょう。

保守契約はカウンター保守契約が最適です。先述のとおり、キットトナー保守契約ではランニングコストが膨らんでしまう恐れがあります。

コピー機の耐用年数は5年前後であり、契約した業者とは長期の付き合いになります。これからコピー機を導入する場合、業者の選定には注意が必要です。

この章では、悪徳業者に騙されないためのコツをご紹介します。

特に重視したい点はアフターフォローの質です。コピー機を導入する前に、業者へ以下の点を確認しておきましょう。

・アフターフォローの体制
・アフターサービスの訪問頻度
・拠点（営業所）の場所

アフターフォローの体制が曖昧で、訪問頻度の少ない業者は注意が必要です。自社から業者の営業所が遠い場合、修理や保守対応に時間がかかることがあります。自社の近くに拠点があるかどうか、契約前に確認しておきましょう。

業者が自ら保守点検を行っていることも重要です。外部へ委託している場合、修理や保守点検などの対応が遅く、業務に支障が生じる恐れがあります。

一方、自社で保守点検を行っている業者は、修理・保守点検もスピーディな対応が可能です。専任スタッフが在籍していることが多いため、故障時も安心して任せられるでしょう。

コピー機を導入する際に重要な業者選びですが、どの業者と契約するか悩んだ時は、PODWORKをおすすめします。

PODWORKは、コピー機などOA機器のレンタルを定額課金制で行っているサブスクリプションサービスです。複数のプランが用意されており、印刷枚数や使用用途によって柔軟に選ぶことができます。低コストで導入できるため、導入時の費用やランニングコストを抑えたい場合にも適しています。

最低利用期間は3ヶ月と、短くて済む点もPODWORKの強みです。長期の利用はもちろん、短期間の契約もできます。リースやレンタルと比べて手軽なため、コピー機をお探しであればPODWORKをご検討ください。