オフィスに置くコピー機や複合機は、さまざまなサイズの製品があります。そのためどのようなコピー機や複合機を選べばいいか、また、何台置けばいいのか迷ってしまうケースも多いでしょう。
そこで、本記事では社員数に応じたコピー機や複合機の大きさ、台数の目安をご紹介します。無駄のない運用のために、ぜひ参考にしてください。
社員数に応じたコピー機（複合機）の大きさや台数の目安は？
はじめに、社員数に応じたコピー機や複合機の大きさ、台数の目安をご説明します。
社員数1～10名
個人事業主や社員数が10名以下の会社であれば、オフィスの面積が小さいことが予想されます。
そのため、少しのスペースで設置できるA4サイズの小型コピー機や小型複合機がおすすめです。設置台数に関しては、1台で十分間に合うと考えられます。ただし、将来的に事業拡大を目指しているならば、先々で買い替えが必要になる場合もあるでしょう。
なお、小型の製品は機能が最低限になっていることがあるため、多機能なコピー機や複合機を検討しているならば注意が必要です。
社員数10～30名
社員数が10～30名程度の規模であれば、独立型でA3サイズまで対応できるコピー機や複合機を導入しましょう。
独立型となると、50～100㎏くらいの重量になりますが、その分機能性に優れる機種も豊富です。ネットワークも標準で装備されているため、利便性も高いです。
設置台数は、印刷枚数にもよりますが、多い場合は、複数台の設置が望ましい場合があります。
社員数30名～
社員数が30名を超えると、比較的大規模なオフィスが予想されます。
この場合、A3サイズに対応していて、給紙トレイも充実した機種がおすすめです。印刷スピードも高速でハイグレードなコピー機や複合機を選ぶといいでしょう。
設置台数も部署やグループごとなど、必要に応じて複数台の運用を検討してみてください。ハイグレードモデルとなれば、クラウドとの連携においてもセキュリティ対策が厳重な場合が多いため安心感があります。
月間印刷枚数を算出してみましょう
前項でご紹介したコピー機や複合機の大きさ、台数は、あくまでも目安です。オフィスでの使用状況により、社員数が少なくてもハイグレードな機種を選ぶ必要があります。
たとえば、社員が数人しかいなくても、1人あたりの利用頻度が多い場合は大きめのコピー機や複合機が必要となるわけです。
そこで、確認してほしいのが月間印刷枚数です。おおよその月間印刷枚数は以下を参考にしてください。
| 月間印刷枚数 ＝ 従業員数 × 1人あたりの1日の利用枚数 × 月の営業日数 |
これらの情報を踏まえ、自社に適するコピー機や複合機のサイズを選んでみましょう。
大きさや台数以外に注目すべきポイントは？
コピー機や複合機を選ぶ際は、大きさや台数以外に次の点に注目するといいでしょう。
印刷速度
印刷速度について、月間印刷枚数から目安をご紹介します。
| 月間印刷枚数 | 印刷速度（1分あたり） |
| 500～3,000枚 | 20枚 |
| 500～5,000枚 | 25枚 |
| 3,000～8,000枚 | 35枚 |
| 3,000～10,000枚 | 45枚 |
| 8,000枚以上 | 50枚 |
機能
近年のコピー機や複合機は、スマートフォンやタブレットと連携できたり、クラウドストレージを利用できたりと、さまざまな機能が搭載されています。。しかし、多機能な機種がどのオフィスにも適しているとは限りません。
個人事業主の方や数名の社員しか使わないのであれば、できるだけシンプルな機能に絞るほうが使いやすさが増します。また、シンプルなコピー機や複合機のほうが、導入コストを抑えることが可能です。
一方で幅広いビジネスシーンに対応したいのであれば、ハイグレードな機種を選ぶといいでしょう。
重さ
コピー機や複合機は、オフィスにある物品の中では重さがあります。50kgや100kgの機種も多くあり、移動の際には力作業となります。加えて、コピー機や複合機は精密機器であり、少しぶつけただけで故障する可能性も高いです。
オフィスのレイアウトを頻繁に変えるのであれば、軽量な機種を選んでスムーズに移動できるようにしましょう。
コピー機（複合機）の導入方法
コピー機や複合機をオフィスに導入するときは、機種の購入、リース、レンタルのいずれかになります。
購入
機種を購入すると、10万円以上であれば資産として計上できます。
また、月々のリース料やレンタル料も不要です。しかし10万円以上の機種を購入すると、場合によっては固定資産税の支払いなども発生するため、必ずしも費用面でお得になるわけではありません。
購入した場合、メンテナンスを自社で手配する必要があります。
これらの理由から、購入をおすすめできるのは、安い機種を購入して使いつぶす場合や、先々に譲渡予定があるときは購入がおすすめといえるでしょう。
リース
リースでコピー機や複合機を導入すると、新品の機種が導入できて保守やメンテナンスの手配もスムーズです。月々の印刷枚数に応じたカウンター料金と保守料金を支払うことになります。
なお、リースは3～5年の長期的な契約となるため、事前の審査があります。長期的に機種を使う場合や最新機種を使いたい場合はリース契約がおすすめです。
レンタル
レンタルは近年、注目を集めているコピー機や複合機の導入方法です。リースとは異なり、比較的短期間での導入が可能です。審査に関しても基準が緩かったり、審査自体がなかったりします。
ただし、導入できる機種は中古など決められた製品から選ぶことになります。起業後間もなかったり、試用期間が決まっていなかったりする際はレンタルがおすすめです。
コピー機（複合機）レンタルのサブスク「PODWORK」
本記事では、社員数に応じたコピー機や複合機の大きさ、台数についてご説明しました。
「PODWORK」は、コピー機のレンタルサービスとして、1日100円から借りることが可能です。
業務用のA3モデルから卓上のA4モデルまで、希望に応じて機種を選べます。初期費用は送料だけとなり、手軽に利用できます。
この機会に、ぜひPODWORKの利用をご検討ください。
