起業時にはさまざまな準備が必要ですが、OA機器の導入も求められます。OA機器が揃っていないと業務の効率に影響するため、早めに準備に取り掛かることが重要です。
この記事では、起業時に揃えておきたいOA機器や、リースやレンタルなどのメリットとデメリットをご紹介します。
起業するためにはまず何を準備すればよい？
起業時にオフィスを開設する場合、さまざまなものを準備しなくてはなりません。オフィスで使用する家具や備品など、多岐にわたりますが、欠かせないのが「OA機器」です。
OA機器とは、オフィス・オートメーション機器の略称で、オフィスの業務で使用する機器全般を指します。どの企業にも必要不可欠なもので、業務効率にも関わります。
次章では、起業時に準備するべきOA機器をご紹介します。
オフィスに最低限揃えたいOA機器一覧
一口にOA機器といっても多種多様ですが、以下の4つは最低限揃えておきましょう。
・PC
・コピー機・複合機
・ビジネスホン
・シュレッダー
これらは業種やオフィスの規模を問わず、ほぼ必須といえるOA機器です。
PC
PCは必要不可欠なOA機器の代表といってよいでしょう。一例ですが、主に以下の業務でPCが必要になります。
・資料や書類の作成
・表計算ソフトを使用した業務
・会計業務
・問い合わせ（主にメール）業務
・データ管理
・受注や発注業務
業種によって差異こそあるものの、幅広い業務に使用します。
ただし、PCもスペック次第で業務効率が変化します。情報漏洩のリスクも考慮した場合、高スペックでセキュリティ機能が優れた機種が望ましいでしょう。
コピー機・複合機
コピー機・複合機も必要不可欠なOA機器の一つで、下記の機能を備えています。
・書類のコピー（複製）
・データのプリントアウト
・スキャナー
・FAX
多用する機能はコピーやプリントアウトですが、FAXも利用できます。複数の機能が備わっているため、プリンターやFAXを個別に導入する必要がありません。
コピー機・複合機は、一台に多数の機能が備わっており、プリンターやFAXを別々に導入する場合と比べ、省スペースで済みます。コンパクトタイプの機種もあるため、狭いオフィスでも導入しやすいでしょう。
ビジネスホン
ビジネスホンは、複数の外線や内線を共有できる電話機です。一つの電話番号にかかってきた外線に対し、複数の電話機で対応できるため、問い合わせや取次業務などを効率化できます。
また、1人で起業する場合、携帯電話を事業で利用する手段もありますが、ビジネスホンを導入すると固定回線の電話番号が得られるため、自社の信用度向上が期待できます。
将来的に従業員が増えた場合でも、複数台のビジネスホンを導入すれば、電話の対応業務の効率化が可能です。
これらの理由から、ビジネスホンは、なるべく導入することが理想的だといえます。
シュレッダー
シュレッダーも、多くの機密情報を扱うオフィスには欠かせないOA機器の一つです。
個人情報が記載された書類や機密情報、社外秘の内容が書かれた資料を裁断・処分する際に使用します。情報漏洩を防ぐために欠かせないOA機器であり、最低でも一台は導入することが望ましいでしょう。
シュレッダーは、機種によって一度に裁断できる枚数や、裁断後の紙の大きさが異なります。導入する際は、スペックをしっかりと確認してください。
OA機器は購入？リース？レンタル？費用を比較
OA機器を導入する方法は、購入の他にもリースやレンタルという選択肢があります。
この章では、購入やリースなどのメリット・デメリットを費用面から解説します。
購入
OA機器を購入するメリットは、さまざまな製品から自由に選べる点です。メーカーや機種は自分で好きに選択できるため、オフィスの規模や予算などに合わせて導入できます。
しかし、導入時に高額な費用が生じます。将来的に廃棄や買い替えを行う際も、高額な費用が発生する可能性があります。購入費用は減価償却も必要で、会計業務の複雑化も懸念ポイントです。
リース
OA機器のリースは、初期費用を抑えられる点や、機種の入れ替えが容易な点がメリットです。費用も経費計上できる一方、減価償却の手間が不要なことから、会計業務の簡素化も可能になります。
リースのデメリットは、中途解約が不可能で、所有権がリース会社にある点です。特に中途解約できないデメリットは大きく、期間満了までは同一機種を使い続ける必要があります。
レンタル
OA機器のレンタルは、短期契約や中途解約できることがメリットです。契約期間の制限がゆるいため、リースの契約形態がネックに感じる場合や、一時的な利用をしたい場合などに適しています。購入する必要がないため、リース同様に初期費用を抑えられます。
その反面、レンタルできるOA機器は中古であることも多く、機種の選択肢も限られることも。新品や豊富な機種から選びたいときは、購入かリースが適しているでしょう。
月額料金もリースと比べて高いため、長期利用を前提にした場合、ランニングコストが増加することもあります。
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