オフィス用品をサブスクで揃えるメリット・デメリットは？

オフィス用品を全て購入すると、初期費用が膨れ上がります。

リースやレンタルなどの選択肢もありますが、定額課金制である「サブスクサービス」の利用を検討してみませんか？購入やリースに比べ、比較的費用を抑えられる傾向があり、近年注目を集めているビジスモデルです。

この記事では、サブスクでオフィス用品を揃えることの、メリット・デメリットについて解説します。オフィス用品のおすすめサブスクサービスも紹介していますので、興味がある方はご覧ください。

そもそも「サブスク」とは？

サブスクとは、商品やサービスを一定の期間、一定の金額で利用できる仕組みです。

サブスクリプションの略称で、本来は定期購読・予約購読を指します。購入するよりもお得な場合が多く、サービスによってはお試し期間が設けられています。

サブスクは月額制のサービスが基本で、例えば以下のようなものがあります。

・動画配信
・音楽配信
・書籍読み放題サービス

具体的に挙げるならば、AmazonプライムやMicrosoft365などがそうですね。

オフィス用品は、これまで購入やリースなどの方法で導入することが当たり前でした。

しかし、近年はテレワーク・リモートワークの普及により、オフィスを縮小する動きも見られます。そのため、オフィス用品をサブスクで導入可能なサービスが注目を集めています。

では、オフィス用品のサブスクサービスには、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか？次章で詳しくご説明します。

この章では、オフィス用品のサブスクサービスに関するメリット・デメリットを解説します。おすすめのケースもご紹介しますので、現在サブスクを検討中の方は参考にしてください。

オフィス用品のサブスクサービスを利用するメリットは、下記の5つが挙げられます。

・ランニングコストが抑えられる
・リースより契約期間が短くて済む
・保守点検が不要
・減価償却不要（会計業務が単純化できる）
・オフィス用品の処分が不要になる

サブスクサービスは、ランニングコストを抑えられるほか、短期間でも利用できるのがメリットです。保守点検も業者が実施するため、メンテナンスの手間も省けます。

オフィス用品を購入した場合は減価償却が必要ですが、サブスクは利用料を経費計上するのみで、会計業務を単純化できます。もしオフィス用品を使わなくなっても、業者が引き取りますので処分の手間もかかりません。

一方、サブスクサービスには下記のデメリットがあります。

・使わなくても解約するまでは費用が発生する
・オフィス用品の所有権は業者にある
・利用期間が長くなるとコストがかさむ可能性がある

もしオフィス用品が不要になったとしても、解約するまでは利用料金が発生します。そのため、使用しなくなった際は早めの解約手続きが大切です。

またサブスクサービスは、オフィス用品の所有権が業者にあります。解約後はオフィス用品が手元に残らない点は注意が必要です。

利用期間が長期化すると、購入する場合に比べ、コストがかさんでしまう可能性もあります。しかし、処分費用や買い替え費用を考慮した場合、必ずしも購入が正解とは限りません。購入・サブスクどちらがよいかは、使い方や考え方次第といえます。

サブスクサービスが適しているのは、以下に該当するケースです。

・小規模オフィスなど、事業資金が限られる場合
・リースよりも契約期間を短くしたい、数ヶ月単位で利用したい場合
・保守点検の手間を省きたい場合

サブスクサービスは初期費用が抑えられるため、資金が限られる小規模なオフィスに適しています。契約期間の制限が緩いため、短期利用したいときにも最適でしょう。

保守点検はサービス業者が担うため、保守点検の手間をかけたくない方にもおすすめです。修理や交換が必要なときでも、業者が全て手配します。

オフィス用品を揃えるにあたって、サブスクサービスを利用したい場合は「PODWORK」がおすすめです。

この章では、PODWORKの特徴やレンタルできるオフィス用品をご紹介します。

PODWORKは、オフィス用品をサブスクで利用できるサービスで、以下の特徴を持ちます。

・1日100円～の手頃な費用
・利用状況・環境に合わせて複数のプランから選べる
・最低利用期間は3ヶ月で済む
・利用機器の引き取りもPODWORKが行う

1日わずか100円から利用できるため、コストを大幅に抑えることが可能です。プランも複数用意されており、利用状況やオフィスの環境に合わせて選べます。

最低利用期間も3ヶ月と短く、リースほどの厳しい制限はありません。解約後の引き取りもPODWORKが手配するため、機器の処分費用や労力も省けます。

PODWORKは、レンタルできるオフィス用品の種類も豊富です。必要に応じて、以下のオフィス用品をレンタルできます。

・コピー機・複合機
・ビジネスホン
・シュレッダー
・統合脅威管理UTM

オフィスに不可欠な複合機やシュレッダーのほか、ビジネスホンのレンタルにも対応しています。統合脅威管理UTMもレンタルできるため、セキュリティリスクにも備えられます。

いずれも設置・設定はPODWORKが行うため、契約後はすぐに使い始められます。そのため、設定などの知識に自信がない方でも安心して利用できます。

PODWORKの詳細は、以下をご覧ください。